報・連・相に悩んだら!3つの上司タイプと一石二鳥の思考法!

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「報・連・相」
社会人なら必ず耳にするこの言葉。
 
皆さんは
この「報・連・相」にどんなイメージを持っているでしょうか?
 
面倒・・・
難しい・・・
 
私もそんなネガティブなイメージを
持っていましたが、
考え方を変える事で、
ごく簡単だと感じる事ができるようになりました。
 
今回は「報・連・相」について私なりの持論を記事にしました。
 
この記事を読んで
「報・連・相」に悩む時間を1秒でも減らして、
本来のタスク処理効率を上げましょう!! 

報・連・相とは

一端のビジネスマンなら当然知っている言葉かとは思いますが、
ビジネスマンになりたての方ならよく分からない人もいるかもしれないので念のため説明させていただきます。
 
報告・・・適切なタイミングで状況の報告を行う
連絡・・・小まめに連絡を取り合う事でスムーズな連携を図る
相談・・・事の大小にもよるが小まめ相談し、独断で動かない
 
要は、
普段から上司やメンバーとは情報を連携し、
チームワークを大切にしましょう。
という事です。

正しい報・連・相

ビジネスの中では基本中の基本という事で
馴染みの深い言葉ではありますが、
実はこの報・連・相
基本であるにも関わらず、
完璧に実践することは非常に難しいのです。
 
トップエリートと言われるようなビジネスマンにおいても
苦労していることがあるのではないでしょうか。
 
というより
そもそも、完璧に実践することなど無理なのではないでしょうか?
 
まず第一に、
先ほどの説明にも書きましたが、「適切なタイミング」や「事の大小にもよるが・・・」など
どのタイミングが適切なのか?
どの程度の話ならば相談が必要なのか?
 
これらは誰も教えてくれません。
というよりも誰も分からないのです。
 
上司の機嫌や性格、それにその時の様々な状況において
個々人が判断するしかないのです。
 
稀に息の合う上司・部下なら完璧なタイミングがつかめる場合もあるでしょう。
しかし、そのタイミング・間は上司が変われば通用しなくなることが常です。
 
私も新社会人の頃はよくネットで調べました。
「報・連・相 タイミング 適切」
しかし、どんなHowTo記事を読んでも
明確な答えにはたどり着きませんでした。
 
もしかすると
今、この記事を読んでくれている人の中にも
あの頃の私のような動機でアクセスしてくれた方がいるのではないでしょうか?
 
だとすれば、やはり
何か明確ではなくとも、1つのヒントは提示したいので最後まで読んでいただきたいです。

三者三様。報・連・相に対する上司の考え方

私はこれまでに、異なる考えを持った3人の上司に出会いました。
同様に尊敬すべき方々でありましたが、
こと報・連・相に関しては、全く異なる考え方の持ち主でした。 

①求めない上司

1人目の上司は
ほとんど報・連・相を求めませんでした。
 
そもそも、部署の役割として、日々のルーティーンが主だったこともあり、
トラブル等がない限り、特別報告することがない場合もありましたが、
それにしても、ほとんど部下に対して報・連・相を求めませんでした。
 
彼の意図したところであるのか否かは分かりませんが、
この部署では各々の特に若い衆が新しい動きを活発にしていました。
今思えば、古参の社員が多い中でも
細かな報・連・相を強要されない分、
新しい風を吹き込もうとする若い力が動きやすかったのかもしれません。
 
しかし、しばしば連携ミスによるトラブルも多かったのです。
何かの取り組みに対して、他部署から質問があった際に、上長が把握していなかったという状況も珍しくありませんでした。 

②厳しい上司

2人目の上司は
非常に厳密な報・連・相を求めました。
 
前述の上司があまり求めなかっただけに、社会人としてのカルチャーショックでした。
今思えば、この頃の経験が報・連・相について考える大きな転機だったように思います。
 
彼は、報・連・相についてできるだけ細やかな実施を求め、その書式に対しても言及しました。
また、そのレスポンスについては常に何か1つ更なる改善要求を追加しました。
回を経るに従い、洗練されていくよう、彼のポリシーのようなものがあったのではないかと思います。
 
部下は皆、できるだけ細かく、報・連・相を行なっていました。
多少こだわりの強い上司であったため、フォーマットについても作り込んで提出していました。
 
その甲斐あってか、その上司は部下の行動をかなり細かに把握してくれ、
繊細なアドバイスやフォローをしてくれました。
しかしながら、その報・連・相の作り込みに日々相当の時間が当てられていたことも実でした。

③ハイブリットな上司

3人目の上司は
前述2名の中間に位置する考え方でした。
報・連・相の重要性については部下に説きましたが、
その量や質、タイミング等については各々に任せるというスタンスでした。
 
部下は皆それぞれのタイミングで報告を上げ、悩んだ際には相談をしました。
それぞれの報・連・相のやり方に彼がどう感じていたのかは分かりませんが、
書式にはこだわらず、口頭での報告も交えて連携をとっていました。
 
この上司のもとでは担当者間同士での連携がうまくとれていました。
口頭での報告による副産物的な効果でしょう。
他のメンバーが上長に口頭報告している際、これらの話は周りのメンバーの耳にも入っていたのです。
またその内容を種にメンバー同士で話をする機会も多かったです。
もちろん、別途業務内容を共有するようなミーティングは設けられてはいましたが、
それぞれが互いにどのような業務をしているのか連携することが容易な環境でした。

やはり正解はないのか?

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先の3名の上司はそれぞれ異なった考え方を持っていました。
そして部下はそれに合わせて異なる報・連・相を行なっていました。
 
結論を言えば
やはり報・連・相は上司の考え方に大きく左右されるので
その方法に正解はないのです。
 
「ここまで読んで、やっぱり正解はないのか・・・」
とガッカリしないでもう少し付き合ってください。

誰の為?何の為?

ここまで、上司がどのような報・連・相を求めているのか?
に視点を置いてきました。
今あなたは
その為にはどうやって自分が行動すればいいのか?
と考えているのではないでしょうか?
 
少し視点を変えてみましょう。
誰のためにしているのか?
ということについて考えて見てください。
 
この報・連・相は誰のためにしているのでしょうか?
上司のためでしょうか?
もちろんそれもあるでしょう。
 
しかし、
報・連・相とは自分の為にするものなのです。
 
できるだけ細やかに行動を報告していれば、
自らが見逃していた間違いに気づいてくれることもあるでしょう。
しっかり報告していれば失敗してしまった際にも自分の身を守る事もできるでしょう。

一石二鳥の報・連・相

自分の為にしているという意識があれば
それほど苦になるものではないのではないでしょうか?
いや、現実はそんなに綺麗ではありません。
やはり面倒なものは面倒です。
 
簡単な報・連・相の方法があります。
 
私は特に複数のタスクを進めている時、考え方がまとまらなくなると、
その度に紙に書き出して、それを纏めたものを進捗記録として上司と共有するようにしています。
 
自分自身のタスク管理をついでに上司にも共有しておく
というスタンスです。
 
人は思考する際、
次々に考えたものを頭に残しておく短期記憶に多大なエネルギーを使用しているそうです。
しかし、それだけエネルギーを使っても
そのいくつかはやはり忘れてしまいます。
思考が同じ場所をグルグルまわった経験がないでしょうか?
これは思考のプロセスの中で、抜け落ちた部分に再び帰着するループ作業を無意識にしているのです。
これでは無駄にエネルギーを使ってしまいます。
見える化して脳内管理をやめれば、エネルギー削減にもなるし、効率よく次のステップに思考を移す事が可能になります。
 
私も複数のタスクを処理しなければならない時などは
頭の中で考えている事を体裁を気にせず、まずは書き出してみます。
まとまっていなくても良い。
単語でも良い。
それぞれ違う案件のアイデアが同時に頭の中にあるのであれば、
全部書き出し終えてからそれぞれ分類すれば良い。
 
この時、ポストイットがオススメです。
後で並べ換える事が容易になります。
 
考えを吐き出して見える化すれば、思考もまとまりやすくなるし、
頭の中に空きができて新しい事も考えられます。
 
考えがまとまり
今の進捗状況と今後の方向性、さらに考慮すべき事柄や課題が見つかれば
それを項目ごとに固めて列記して共有するだけ。
 
そうすれば、わざわざ報告するための時間を割かなくていいし、
自分も次々処理をこなせるので
一石二鳥なのです。

最後に

報・連・相には正解がない。
 
これは面白くはないですが、事実です。
 
しかし、自分の思考を整理すれば
それだけで自分のタスク管理も報・連・相も同時に終了してしまうのです。
 
そう考えると
正解はないが、難しいわけではありません。
 
ここまで、散々偉そうに書いてきましたが
私には部下がいない。
というのがオチです。
 
報・連・相について悩む皆さんと同じ、あるいはもっと低い目線で
仕事を見ています。
 
だからこそ上司の立場から見た意見ではなく、部下から見た意見としてこの記事を書きました。
 
報・連・相について悩んでいる皆さんの何かヒントになれば幸いです。
 
最後まで読んでいただいてありがとうございました。